Aprendiendo a usar el Word.
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como escribir en una hoja de papel que luego puede ser impresa, con la ventaja de que puede podemos cambiar los márgenes y modificar la hoja a nuestro gusto (bien usando configuración ya establecida o con medidas nuestras que podremos crear). Voy a explicar como utilizar los elementos básicos para configurar una página.
Tipos de plantillas.
Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos, donde ya viene establecida la estructura y el formato de los elementos que contendrá: estilo y tamaño de fuente, formato y tabulaciones de las tablas, numeración de páginas, cabeceras y pies de página, etc. Las plantillas se guardan en formato .dotx o dotm.
Para utilizar las plantillas de word haremos clic en Archivo > Nuevo y habrá varias opciones de plantillas:
-Plantillas recientes permite elegir entre las últimas plantillas utilizadas en el Word..
-Plantillas de ejemplo abre las plantillas que se instalaron con el paqete Office.
-Mis plantillas es donde aparecerán las que hayamos creado nosotros.
-Plantillas de Office.com cuando tengamos acceso a internet, podremos acceder a las plantillas de la web de Microsoft. Las podremos descargar gratuitamente y directamente desde Word, estarán clasificadas en grupos: Actas, Agendas, Boletines..
Guardar y abrir archivos.
Para Guardar un documento puedes utilizar las opciones de Guardar y Guardar Como... presentes en la pestaña Archivo, o bien el icono de la barra de acceso rápido.
Para Guardar un documento puedes utilizar las opciones de Guardar y Guardar Como... presentes en la pestaña Archivo, o bien el icono de la barra de acceso rápido.
Si utilizamos la opción Guardar como, Word mostrará un cuadro de dialogo como el que ves a continuación que te permite:
- Cambiar el nombre del archivo.
- El tipo (.doc .docx .rtf .pdf ...)
- La carpeta que lo contiene.
Si el documento ya había sido guardado, lo que se guardara son las modificaciones realizadas en él.
Para Abrir un documento, tenemos principalmente dos opciones, que son:
- Abrir un documento haciendo doble clic sobre el archivo que deseamos trabajar que previamente haya sido creado con Word u otro programa compatible con este.
- Dentro el programa Word haciendo clic en Archivo (arriba a la derecha) y después seleccionar la opción abrir e instantáneamente se abrirá una ventana con la cual buscaremos la ruta de nuestro archivo Word que deseamos abrir.
Corrector ortográfico.
La revisión ortográfica es una herramienta que evita que haya errores gramaticales cuando estamos escribiendo en nuestro un texto por lo que antes de mandarlo o imprimirlo es conveniente revisar el documento para evitar los errores, aunque algunos errores no puede detectarlo esta herramienta cada vez es más potente y útil.
La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado.
- Revisar mientras se escribe
Word irá subrayando con una línea ondulada las palabras que contienen errores ortográficos en rojo y las que considere que contienen errores gramaticales en verde.
Las líneas sirven para informar por lo que si imprimimos el documento no se imprimirán.
Para corregir el error debemos colocar el cursor sobre palabra subrayada y pulsar el botón derecho del ratón. Entonces aparecerá el menú contextual que nos permitirá elegir una de las palabras correctas.
Además de las palabras sugeridas, en el menú contextual encontramos otras opciones, como son:
-Omitir: Cuando el corrector se equivoca, o se utilizan palabras que no están incluidos en el diccionario se debe, omitir el error. Si queremos que no vuelva a identificar dicha palabra como un error a lo largo del documento, deberemos seleccionar "omitir todas".
-Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volverá a mostrar subrayada.
-Autocorrección. La autocorrección permite que Word sustituya automáticamente la palabra errónea por otra de la lista de sugeridas mientras la escribimos.
-Idioma. Al hacer clic aparecerá una lista para que seleccionemos el nuevo idioma.
-Buscar. Se trata de una nueva opción de Word 2010. Permite realizar una búsqueda de la palabra en los distintos diccionarios instalados, así como en Internet. Puede resultar útil si pretendes utilizar palabras coloquiales no aceptadas por los diccionarios pero sí popularmente o en determinadas jergas.
Si no queremos ir cambiando cada una de las palabras manualmente, podemos recurrir a forzar la revisión una vez hayamos terminado de escribir. Lo hacemos desde la pestaña Revisar > opción Ortografía y gramática, o también podemos pulsar F7.
Dar buena apariencia al texto.
En esta sección del tutorial aprenderemos como utilizar las principales herramientas para darles buen aspecto a nuestros documento y realizar una buena presentación a vista de todos los que vayan a revisar nuestro documento, las herramientas que vamos a utilizar principalmente son:
- Alineación del texto
- Sangría y tabulaciones
- Tipos, tamaños, estilos y color de letra
- Bordes y sombreados.
- Encabezados y pies de pagina
- Marcas de agua
- Color y bordes de pagina.
Aprendiendo a usar esas herramientas podremos crear textos como el de la siguiente imagen :
Alineación.
Alinear un párrafo o un texto es marcar cual será su alineación respecto de los márgenes de la página, también podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas si el texto se encuentra en una tabla.
Estos son los botones para fijar la alineación
. Hay cuatro tipos de alineación:
Tipos, tamaños y color de letra.
Encabezados y pies de pagina.
Alinear un párrafo o un texto es marcar cual será su alineación respecto de los márgenes de la página, también podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas si el texto se encuentra en una tabla.
Estos son los botones para fijar la alineación
. Hay cuatro tipos de alineación:
Izquierda
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Centrada
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Derecha
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Justificada
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Este párrafo tiene establecida alineación izquierda.
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Este párrafo tiene establecida la alineación centrada.
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Este párrafo tiene establecida alineación derecha.
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Este párrafo tiene una alineación justificada.
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Sangría y tabulaciones.
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulación 
.
.
Para ello usaremos principalmente la regla y el botón de las tabulaciones que está situado a la izquierda en donde daremos clic para cambiar las opciones que podemos utilizar en función del tipo de tabulación que necesitemos dar a nuestro documento.
Los tipos de tabulación son:
- Izquierda - el texto se desplazara a la derecha de donde se indique la tabulación.
- Derecha - el texto se centra donde se indique este tipo de tabulación.
- Decimal – el texto será alineado de acuerdo al punto decimal que utilicemos que siempre será la coma (,), todo el texto que se encuentre antes de la coma será alineado a la izquierda de esta y el que este escrito detrás ira a la derecha de la coma.
- Barra de tabulaciones – se agregara una línea horizontal del tamaño del texto seleccionado en el lugar donde coloquemos la tabulación.
- Sangría de primera línea – tan solo se moverá la primera línea de cada párrafo en función de la cantidad de espacio que le queremos meter.
- Sangría francesa – este caso al contrario que el anterior es para mover el resto de párrafo que no se la primera línea también en función del espacio que queramos meterlo.
Tipos, tamaños y color de letra.
La fuente es la forma en que se representan cada una de las letras, números y signos de puntuación que se escriben en el texto
Podemos modificar la fuente desde la pestaña Inicio > grupo Fuente.
Voy a comentar las herramientas más importantes de estos paneles.
- Fuente
Es el tipo de fuente o tipografía con la que escribiremos en el documento.
La lista se divide en tres opciones principalmente que son: Fuentes del tema, Fuentes utilizadas recientemente y Todas las fuentes. Esto es así para que el listado resulte más práctico y, si estás utilizando una fuente la encuentres fácilmente entre las primeras posiciones de la lista.
Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles.
Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla.
- Tamaño de fuente
De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el triángulo para buscar el tamaño que deseemos, o escribirlo directamente en la caja de texto.
Junto al desplegable de tamaño de fuente veremos dos botones en forma de que también nos permiten seleccionar el tamaño de fuente . Cada uno de ellos tiene una flecha triangular: el de la flecha hacia arriba aumenta el tamaño, y el que apunta hacia abajo lo disminuye.
- Efectos básicos
Existen herramientas de estilo que nos permiten realizar cambios sobre un texto.
Basta con seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente. Al activarse la opción se muestra el fondo anaranjado. Para desactivarlo se sigue el mismo proceso y se pueden activar varios a la vez .
- Negrita(teclas CTRL+B): Aumenta el grosor de la línea que dibuja los caracteres.
- Cursiva (teclas CTRL+I): Inclina el texto ligeramente hacia la derecha.
- Subrayado (teclas CTRL+U): Dibuja una línea bajo el texto. Si pulsamos la flecha triangular de la derecha se despliega un menú que permite cambiar el estilo de la línea, pudiendo elegir entre varios tipos de línea.
- Tachado Dibuja una línea sobre el texto de modo que lo tacha.
- Subíndice (teclas CTRL+ =): Reduce el tamaño del texto y lo sitúa más abajo que el resto del texto
- Superíndice (teclas CTRL+ +): Reduce el tamaño del texto y lo sitúa más arriba que el resto del texto.
- Cambio mayúsculas/minúsculas
En la pestaña Inicio > grupo Fuente > opción Cambiar a mayúsculas y minúsculas... podemos desplegar un menú desde la pequeña flecha triangular que nos permite cambiar el formato de mayúsculas a minúsculas en el texto seleccionado. Las opciones son:
- Tipo oración. La primera letra después de cada punto en mayúsculas el resto en minúsculas.
- minúsculas. Todas las letras en minúsculas.
- MAYÚSCULAS. Todas las letras en mayúsculas.
- Poner en mayúsculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en mayúscula y el resto de la palabra en minúsculas.
- Alternar MAY/min. Cambia las mayúsculas por minúsculas y viceversa.
- Color y efector del texto.
Podemos dar color a las palabras del texto, utilizamos las herramientas que también se pueden aplicar a la vez:
- Color de fuente : Es el color del texto. La línea que se dibuja bajo la letra A del icono es el color que hay seleccionado actualmente. También se dispone de una paleta de colores que se muestra
- Color de resaltado de texto Sirve para colorear el fondo del texto del color indicado, del mismo modo que resaltaríamos sobre una hoja de papel con un rotulador
- Efectos de texto Al pulsar sobre la flecha de efectos se despliega un menú con tipos de letras con formatos prediseñados que incluyen sombreados, reflejos, letras con bordes de un color distinto
Encabezados y pies de pagina.
Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página por lo que resulta una herramienta muy útil a la hora de hacer los trabajos.
El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se inserta al final de la página
Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de página o Encabezado) y seleccionamos la opción Editar.
Se nos mostrará una nueva pestaña, Herramientas para encabezado y pie de página > Diseño, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles:
Observamos que ha aparecido el Encabezado delimitado por una línea punteada y ahora podremos teclear como si estuviéramos escribiendo en un texto normal.
Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.
Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de página finalizaremos haciendo clic en el botón Cerrar encabezado y pie de página, a la derecha de la cinta.
Como veremos en la casilla que pone insertar podremos introducir varias opciones a nuestro encabezado o pie de página como:
- Imágenes
- Imágenes prediseñadas
- Hora y fecha
- Números de página
Color, bordes de página y marcas de agua.
- Los bordes de página sirven para dar un borde alrededor de los margenes que tengamos establecidos en la hoja. Para ello iremos a la pestaña de Diseño de Pagina y en el grupo Fondo de página, haremos clic en Bordes de página. Al pulsar esta opción se abre un cuadro de diálogo como el siguiente:
Para que resulte más fácil de entender seguiré un orden en el que iremos configurando las opciones de izquierda a derecha.
- Primero seleccionamos el valor para el borde: Ninguno, Cuadro, Sombra, 3D o Personalizado. El cuadro seleccionado es el que está enmarcado en azul.
- Luego, selecciona el estilo de línea que quieres aplicar.
Si eliges un Estilo de línea, podrás especificar su color y ancho.
En cambio, si escogemos la opción Arte, el borde será realizado por una línea de dibujos que no podremos configurar.
3. Por último, elegimos en la aplicar a: que sección del documento o también podremos coger el documento entero. De forma predeterminada se muestran bordes en los cuatro lados, pero activando y desactivando los botones que hay a su lado podrás decidir cuáles mostrar.
Cuando tengas todo seleccionado con la configuración que se desee haremos clic en aceptar
- Por otro lado está la opción de color de página, es una herramienta simple con la que podremos cambiar el color de la hoja de nuestro documento con el que estamos trabajando, para ello iremos a la pestaña de Diseño de Pagina y en el grupo Fondo de página, haremos clic en Color de página, y se mostrara una paleta de colores, elegimos la que mas nos guste.
- Por ultimos tenemos la marca de agua, que puede llegar a ser una herramienta muy útil si le damos un buen uso. Una marca de agua es un texto que se ve al fondo de la página, por ejemplo Confidencial, Borrador o No Copiar. Al hacer clic se desplegará el menú siguiente que te permitirá elegir el que quieras del listado o incluso crear uno personalizado.
Tablas.
Una tabla está formada por celdas que están agrupadas por filas y columnas. En cada celda se puede insertar texto, números o gráficos.
- Crear tablas
1. Una de las formas es utilizar la cuadrícula que simula una tabla. Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratón sobre ella se coloreará en naranja la selección que realicemos. Al hacer clic, se inserta la tabla en el documento
2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla. Se abre una ventana que permite especificar el número de filas y columnas para la tabla.
3. La tercera opción es usar el vínculo Dibujar Tabla. Iremos dibujando las líneas que la formarán.
Podemos retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella. De este modo veremos que disponemos de una pestaña de Herramientas de tabla. En su pestaña Diseño > grupo Dibujar bordes, encontraremos las herramientas que nos ayudarán a dar la distribución deseada a la tabla.
- Estilo de tablas
Antes hemos visto como crear la distribución de celdas, pero existe otro aspecto importante: el estilo de la tabla. Es decir, su formato. Podemos aplicar estilos predefinidos con un sólo clic, eligiéndolos en la pestaña Diseño > grupo Estilos de tabla.
- Alineacion y direccion del texto
La alineación del texto es la alineación del contenido (texto,imagenes,...) dentro de las celdas. Para ello lo haremos desde la pestaña Presentación > grupo Alineación.
Las nueve imagenes de la izquierda representan cada una de las alineaciones posibles, que son las combinaciones de alineación horizontal (izquierda, centro y derecha) y vertical (superior, medio e inferior). Lo único que hay que tener en cuenta, es que las celdas a las que se quiera aplicar la alineación estén seleccionadas con anterioridad.
Con el botón Dirección del texto, en cambio, lo que hacemos es que el texto aparezca en la dirección que señalen las flechas, que por defecto será horizontal hacia la derecha (dirección de lectura occidental).
- Sombras y Bordeados
En cuanto al sombreado se utiliza para dar color a; una celda en concreto, un grupo de celdas o la tabla entera.
Elementos gráficos.
En muchos casos documento word se verá mejorado si incorpora imágenes, fotografías, gráficos o cualquier otro objeto visual.
Los elementos de que consta Word se encuentran en la pestaña Insertar > grupo Ilustraciones, son los siguientes:
-Imágenes prediseñadas. Son imágenes que incorpora Word en una librería organizada por categorías.
- Imágenes de mapa de bits. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imágenes se pueden realizar algunas modificaciones como cambiar el tamaño, el brillo.y también se pueden cambiar los tamaños.
-Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc. Estos gráficos también son vectoriales.
-SmartArt. Representación de datos en forma de organigramas.
-Gráficos. Representación de datos en forma gráfica.
Finalizar documento.
En Word también existe la posibilidad de añadir de algún modo seguridad en nuestros documentos. Ahora os enseñare algún tipo de seguridad en nuestro Word.
- Añadir contraseña al documento
Es una buena forma de aplicarle seguridad a nuestro documento para que únicamente la persona que conozca esa contraseña pueda abrir y modificar el documento.
Accediendo por la pestaña Archivo > Información pulsaremos el botón Proteger documento y elegimos la opción Cifrar con contraseña. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo desde el que introduciremos la contraseña.
- Restricción de edición.
Con esta restricción podemos determinar que tipo de edición permitimos sobre el documento. Podemos limitar los cuatro tipos de edición que vamos a ver a continuación.
Al activar la casilla Permitir sólo este tipo de edición en el documento se despliegan unas opciones en el panel de Restringir formato y edición.
Podemos seleccionar qué tipo de ediciones queremos habilitar sobre el documento, de entre la lista de opciones que vemos en la imagen. Y en ocasiones podremos seleccionar qué usuarios pueden realizar las modificaciones. Las opciones que podemos escoger son:
- Cambios realizados. Esta opción permite que el usuario realice modificaciones sobre el documento, pero los cambios realizados serán resaltados.
- Comentarios. Con esta opción los usuarios únicamente pueden introducir comentarios sobre el documento.
- Rellenando formularios. Con esta opción los usuarios solo podrán escribir en las áreas de los formularios.
- Sin cambios. Esta opción es la más restrictiva, no permite realizar ningún cambio, equivale a sólo lectura.
- Imprimir
Para imprimir un documento podemos pulsar las teclas CTRL+P o bien ir a la pestaña Archivo y seleccionar Imprimir. En la pantalla verás las opciones de impresión, tal y como se muestra en la siguiente imagen.
A la derecha podrás ver una vista previa del documento tal y como se imprimirá. Si te gusta el resultado será suficiente con pulsar el botón Imprimir y ya dispondrás de tu copia impresa. Eso es todo.
Pero claro, como siempre, dispondremos de una serie de opciones de configuración que nos ayudarán a lograr el resultado deseado haciendo clic en configuración de página debajo de la página
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